Sebelum mempelajari karakteristik administrasi perkantoran, berikut ini adalah beberapa karakteristik dari administrasi yang perlu dipahami.
Adanya sekelompok orang
Mengapa administrasi membutuhkan sekelompok orang? Bukankah kita dapat melakukan pekerjaan sendiri, misalnya membuat sebuah surat. Hal ini dapat dikerjakan dalam waktu yang singkat. Namun, benarkah hal itu dapat selesai tanpa membutuhkan keberadaan orang lain? Surat yang dibuat memang termasuk dalam pekerjaan kantor. Namun, surat hanyalah sebuah alat untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Hal terpenting adalah apa tujuan dari membuat surat tersebut. Tentu isi surat tesebut bukan ditujukan untuk diri sendiri, melainkan sebagai media komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Artinya, kita memang membutuhkan orang lain untuk menjalankan administrasi.
Diperlukan keberadaan orang lain dalam administrasi dapat kita pahami dengan melihat kembali sejarah administrasi. Dulu, adanya alat ukur berupa uang timbul karena adanya dua orang atau lebih yang saling membutuhkan satu sama lain, sehingga mereka saling barter (menukar barang) untuk mendapatkan apa yang mereka perlukan. Lama kelamaan, perilaku ini memunculkan ide adanya uang sebagai alat tukar. Contoh lain adalah adanya pencatatan tranksaksi penjualan di sebuah rumah makan. Hal tersebut muncul karena adanya dua orang atau lebih yang saling membutuhkan.
Adanya kerja sama
Kerja sama adalah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih dari satu orang yang menimbulkan akibat yang tidak akan terjadi jika dilakukan sendirian. Jadi, kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. Menurut Gibson (1983), kelompok kerja sama formal dan informal di bentuk karena pemuasan kebutuhan (the satisfaction of needs), kedekatan dan daya tarik (proximity and attraction) tujuan kelompok (group goals), dan alasan ekonomi (economic reasons).
Contohnya adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam bermain sepakbola. Tujuan utama dari bermain sepkbola adalah mencetak gol. Tanpa adanya gol, sebuah tim tidak akan bisa menang. Oleh karena itu, sekelompok orang dalam tim sepakbola tersebut saling bekerja sama satu sama lain untuk mencetak gol. Tanpa adanya kerjasama, mustahil gol akan tercipta.
Dalam melakukan pekerjaan kantor pun demikian, harus ada kerjasama. Jika salah satu pihak tidak mau bekerja sama, tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Contohnya, jika di kantor tidak ada kerja sama yang baik antara pimpinan dan bawahan, apa yang akan terjadi? Pasti tidak akan ada yang dikerjakan. Pimpinan akan marah, bawahan juga akan kesal karena dimarahi oleh pimpinan. Jadi, hal yang muncul bukanlah kerjasama, melainkan pertentangan.
Adanya proses/usaha yang berkesinambungan
Unsur administrasi meliputi organisasi, manajemen, komunikasi, keuangan, perbekalan, personalia, dan lainnya. Unsur-unsur tersebut saling berkaitan satu sama lain, bahkan seringkali semuanya dilaksanakan secara bersamaan. Urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat berubah-ubah, bergantung pada orang dan corak kerja sama. Peranan yang dititikberatkan dari suatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu kerjasama. Jika rangkaian ini berputar, artinya sedang berlangsung sebuah kegiatan.
Contohnya, pencatatan pembayaran gaji yang merupakan bidang keuangan, sudah tentu berdasarkan catatan kehadiran milik pegawai tersebut. Dalam satu bulan siapa yang tidak hadir, siapa yang sakit, dan sebagainya. Ini tentu akan memengaruhi proses pencatatan perhitungan keuangan.
Adanya pembagian tugas
Sebelumnya telah dicontohkan bahwa kerjasama diperlukan dalam sebuah tim sepakbola. Dalam sepakbola, gol banyak tercipta karena adanya pembagian peran dalam tim. Ada yang berperan sebagai penjaga gawang, pemain belakang, dan penyerang. Mereka bahu-membahu mencetak gol, tidak ada yang bermain sendiri. Jika lawan sedang menyerang, semua akan mempertahankan wilayah agar tidak sampai dikalahkan lawan. Sebaliknya, jika ada teman yang maju kedepan, pemain belakang juga seringkali maju mendorong temannya untuk mencetak gol. Bayangkan jika semuanya ingin menjadi penyerang, siapa yang akan menjaga pertahanan? Tentu akan sangat berat. Namun, apa yang terjadi ketika salah satu dari mereka berhasil mencetak gol?mereka pasti akan bersuka cita dan saling berangkulan merayakan keberhasilan hasil kerja sama mereka.
Hal tersebut juga berlaku dalam administrasi perkantoran. Antara pegawai yang satu dan yang lain mempunyai peran yang berbeda dan harus saling mendukung. Pegawai yang menguasai komputer akan banyak bekerja di bidang komputer, seperti bagian data. Sementara itu, pegawai yang menguasai bidang keuangan akan mengurusi bidang keuangan. Pembagian peran yang berbeda akan bersinergi satu dengan yang lainnya untuk saling mendukung dan melengkapi sehingga kekurangan pada tiap individu akan ditutupi oleh individu yang lain.